Datenschutzerklärung

Stand: 4. November 2026. Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf vertrag.mitleben.berlin gemäß Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Mitleben & Teilhabe gGmbH
Hauptstraße 131, 10827 Berlin
Vertreten durch: Leonie Bischof und Jonas Bischof
E-Mail: info@mitleben.berlin
Telefon: 030 48 33 12 46

2. Datenschutzbeauftragter

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: datenschutz@mitleben.berlin oder postalisch an die o. g. Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Auf vertrag.mitleben.berlin werden personenbezogene Daten erhoben, um Betreuungs- bzw. Leistungsverträge im Rahmen der Eingliederungshilfe (SGB IX) und der Kinder- und Jugendhilfe (SGB VIII) digital vorzubereiten, abzuschließen und nachweisbar zu dokumentieren.

Verarbeitung	Datenkategorien	Rechtsgrundlage
Vertragsdurchführung (Betreuungs-/Leistungsvertrag)	Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Angaben zum Kind/zur betreuten Person, Vertragsinhalte, digitale Unterschrift	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. SGB VIII / SGB IX
Verarbeitung besonderer Datenkategorien (z. B. Hilfebedarf, Diagnose, Pflegegrad, Behinderung)	Gesundheits- bzw. Sozialdaten	Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Sozialleistungen)
Einwilligungen zu Foto-, Video-, Printnutzung, Newsletter (auf dem Server gespeichert)	Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens des Kindes, Einwilligungsstatus Foto/Video und Print, bei Newsletter-Wunsch die Newsletter-E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Vorgangsnummer, eine pseudonyme Kennung zur Zuordnung späterer Erklärungen desselben Kindes	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Versand des Vertrags und Begleitdokumente per E-Mail	E-Mail-Adresse, PDF-Anhang; im Vertrag werden Zeitpunkt des Abschlusses und eine Vorgangsnummer vermerkt, eine Prüfsumme des PDF wird Ihnen und dem Träger mit der E-Mail mitgeteilt	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Schutz vor Missbrauch (Begrenzung von Anfragen)	IP-Adresse, nur im Arbeitsspeicher und höchstens 15 Minuten	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und IT-Sicherheit)
Technische Fehlerprotokolle der Anwendung	Nur Fehlercodes ohne Personenbezug; für diese Subdomain werden keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen geführt	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und IT-Sicherheit)
Administrationszugang (Anmelde-Code per E-Mail an fest hinterlegte Adressen)	E-Mail-Adresse der berechtigten Person, Prüfwert des Codes (10 Minuten gültig), Sitzungstoken (8 Stunden, nur im Arbeitsspeicher)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting: STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin (Server-Standort Deutschland), Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• E-Mail-Versand: STRATO SMTP (smtp.strato.de) zur Übertragung des Vertrags-PDF. Die Verbindung zum Mailanbieter ist verschlüsselt, das PDF selbst wird nicht zusätzlich verschlüsselt.
• Behörden, Sozialleistungsträger oder Pflegekassen, soweit gesetzlich verpflichtet (z. B. Kostenübernahme nach SGB VIII/IX).
• Steuerberatung und ggf. Wirtschaftsprüfung im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Eine Übermittlung in Drittländer findet auf dieser Subdomain nicht statt. Die Seite bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein; alle Skripte und Schriften werden vom eigenen Server geladen.

5. Speicherdauer

• Vertragsdaten: werden auf diesem Server nicht gespeichert. Das Vertrags-PDF wird per E-Mail an Sie und den Träger übermittelt und beim Träger 10 Jahre nach Vertragsende gem. § 147 AO / § 257 HGB aufbewahrt.
• Klient:innen-/Hilfedokumentation: bis zu 10 Jahre nach Beendigung der Leistung (Caritas-Empfehlung; abhängig von Verjährungsfristen und SGB-Vorgaben).
• Einwilligungen auf diesem Server: bis zum Widerruf oder bis der Zweck entfällt; vom Träger gelöschte Einträge werden nach 14 Tagen auf Anfangsbuchstaben gekürzt und nach 6 Monaten endgültig entfernt.
• Technische Fehlerprotokolle: enthalten keine personenbezogenen Daten, werden nicht dauerhaft aufbewahrt und spätestens mit der nächsten Aktualisierung der Anwendung verworfen.

6. Bereitstellungspflicht

Die Bereitstellung der Daten ist zum Vertragsabschluss erforderlich. Ohne diese Daten kann der Betreuungs- bzw. Leistungsvertrag nicht abgeschlossen werden. Für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ist Ihre ausdrückliche Einwilligung erforderlich; diese kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Cookies und vergleichbare Technologien

Es werden keine Cookies gesetzt. Für das Formular wird ein kurzlebiges Sicherheitstoken (CSRF) und für den Administrationszugang ein Sitzungstoken verwendet, das nur im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten wird. Beides ist technisch notwendig und nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Tracking, Werbe-Cookies, externe Analyse oder Drittanbieter-Inhalte werden nicht eingesetzt.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI)
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin
Telefon: 030 13889-0
www.datenschutz-berlin.de

10. Keine automatisierte Entscheidung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Technische und organisatorische Maßnahmen

Verbindungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt (HTTPS / TLS). Administrative Zugänge sind durch einen per E-Mail zugestellten Einmalcode an fest hinterlegte Adressen gesichert (10 Minuten gültig, Sitzung höchstens 8 Stunden). Daten werden auf einem Server in Deutschland verarbeitet. SMTP-Zugangsdaten werden mit einem eigenen Datenschlüssel verschlüsselt abgelegt. Übermittelte Unterschriften werden vor der Verarbeitung technisch geprüft. Eingesetzte Schutzmaßnahmen werden im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO dokumentiert.

12. Schweigepflicht

Alle für die Mitleben & Teilhabe gGmbH tätigen Personen sowie eingesetzte Auftragsverarbeiter sind nach § 203 StGB und § 35 SGB I auf das Sozial- und Berufsgeheimnis verpflichtet.